De ultieme feestchecklist | O-Ke Entertainment

Een geslaagd feest begint lang voor de eerste gast binnenkomt. Met deze uitgebreide checklist houd je overzicht over álles: datum, locatie, budget, muziek, eten, techniek en de laatste check. Zo voorkom je stress en klopt het van planning tot dansvloer.

Vink af wat geregeld is en vul de lijst aan met je eigen punten — dit document is van jou.

1 · Datum & tijd

Datum geprikt, in overleg met de gasten die er echt bij moeten zijn.Begin- en eindtijd gekozen (en gecheckt bij de locatie).Reservedatum achter de hand voor het geval het moet.Vergunning of melding bij de gemeente geregeld (bij tent of buitenfeest).Overnachtingsopties bekeken voor gasten van ver.

2 · Locatie

Locatie geboekt mét schriftelijke bevestiging.Locatie bezocht en foto’s gemaakt voor de inrichting.Geluidsregels en sluitingstijden gecontroleerd.Ruimte-indeling doorgesproken: dansvloer, zitgedeelte en DJ-opstelling.Parkeergelegenheid geregeld of gecommuniceerd naar gasten.

3 · Budget

Totaalbudget vastgesteld.Budget verdeeld over de onderdelen: DJ, catering, locatie, aankleding.Buffer gereserveerd voor onvoorziene kosten (zo’n 10%).Betaalafspraken en termijnen vastgelegd.Bonnetjes en facturen op één plek verzameld. Tip: gebruik onze budgettool!

4 · Muziek & DJ

DJ geboekt — kies er één die meedenkt in planning én energie.Kennismakings- of intakegesprek gepland.Muziekstijl en sfeer per feestfase afgestemd.No-go’s besproken: wat mag er absoluut níet gedraaid worden?DJ betrokken bij het draaiboek en tijdschema.Playlist of inspiratie gedeeld (bijvoorbeeld via Spotify).Geluid en licht afgestemd met de locatie.Showelementen besproken: lichtshow, effecten, openings- en slotmuziek.

5 · Gasten & uitnodigingen

Gastenlijst opgesteld, inclusief contactgegevens.Uitnodigingen ontworpen en verstuurd (fysiek of digitaal).RSVP’s verzameld en bijgehouden.Dieetwensen en beperkingen genoteerd.Welkomstmoment gepland — bijvoorbeeld ontvangst met bubbels.

6 · Eten & drinken

Catering geboekt of het menu besproken.Proeverij gedaan als dat kan.Dieetwensen geïnventariseerd.Drank ingekocht of de bar geregeld (met of zonder bartender).Servies, glaswerk en bestek geregeld.Koelruimte en opwarmmogelijkheden gecheckt.

7 · Planning & draaiboek

Tijdschema opgesteld in blokken van 15 of 30 minuten.Afspraken vastgelegd met alle leveranciers: DJ, catering, locatie.Aanspreekpunt of ceremoniemeester aangesteld.Toespraak of openingsmoment ingepland (kort en krachtig).Taakverdeling gemaakt voor op- en afbouw.

8 · Decoratie & sfeer

Thema of kleuren gekozen.Tafelaankleding geregeld.Verlichting en sfeerobjecten gekozen: kaarsen, LED, spots.Decoratiemateriaal besteld of gehuurd.Photobooth of foto-accessoires geregeld.Inloop- en achtergrondmuziek geregeld voor ontvangst en diner.

9 · Techniek & veiligheid

Stroomvoorziening voldoende (eventueel een aggregaat bij een buitenfeest).Verlengsnoeren, splitters en kabelgoten beschikbaar.Brandveiligheid en nooduitgangen bekend bij de organisatie.EHBO-set aanwezig plus een aanspreekpunt.Contactgegevens van leveranciers geprint en verspreid.Plan B klaar bij slecht weer (bij een buitenfeest).

10 · De laatste check

Weerbericht bekeken en gedeeld met de organisatie.Laatste bevestigingen gedaan: DJ, locatie, catering.Testrun gedaan van muziek, licht en opstelling (als dat kan).Kleding en persoonlijke spullen klaargelegd.Bedankjes voorbereid voor gasten en helpers.

Muziek en entertainment in één keer geregeld?

O-Ke Entertainment neemt de complete muzikale kant van je feest uit handen: een drive-in show met professioneel geluid en licht, een feest-DJ die draait op basis van jullie muziekwensen, en ijsbrekers als KaraO-Ke en Swingo. Vooraf stemmen we het draaiboek samen af — zodat jij alleen nog hoeft te genieten.

Complete drive-in show met professioneel geluid en lichtshow
Feest-DJ die meedenkt in planning én energie
KaraO-Ke — karaoke met professionele begeleiding
Swingo — muzikale bingo met een twist
Voor ieder budget een passend feestpakket

“Voor ieder budget, maken wij een feestpakket.”

Vraag een offerte aan App ons via WhatsApp info@okeentertainment.nl

De ultieme feestchecklist.